Form over substance?

De Raad van State gaat er steevast van uit dat een rechtspersoon slechts een beroep bij de Raad kan instellen wanneer daartoe een beslissing is genomen door het daartoe bevoegde orgaan van die vennootschap. Volgens de Raad kan dit bij een naamloze vennootschap enkel de raad van bestuur zijn of de krachtens de statuten van de vennootschap aangeduide vertegenwoordigers van die raad van bestuur. Het instellen van een beroep bij de Raad is volgens hem immers geen daad van dagelijks bestuur.

Bij een BVBA zal de beslissing tot het instellen van het beroep moeten genomen worden door de zaakvoerder(s).

In zijn arrest van 19 april 2007 (R.v.St., BVBA Koppert + Koenis/L3M, nr. 170.191, 19 april 2007) zet de Raad nog eens de puntjes op de i.

Een BVBA van architecten stelde een beroep in tegen een beslissing van de stad Gent om een opdracht te gunnen aan een andere architect. Hiertoe ondertekende de vijf zaakvoerders een "uittreksel uit de notulen van de vergadering van de Raad van Bestuur". De auditeur stelde in zijn verslag dat het beroep niet ontvankelijk was omdat de beslissing om in rechte te treden is getroffen door een in een BVBA niet bestaand orgaan, namelijk een “Raad van bestuur”.

De verzoekende partij stelde in haar laatste memorie dat het vermelden van de woorden “raad van bestuur” en “bestuurder” op een “materiële vergissing” berust. Verzoekster voegde daarom een "verbetering" bij haar dossier ondertekend door één zaakvoerder (na het neerleggen van het verslag).

De Raad van State blijkt begrip te hebben voor de materiële vergissing, maar stelt niettemin dat het “erratum” de onzekerheid niet opheft betreffende de oorspronkelijke beslissing om in rechte te treden die binnen de voor de Raad van State gestelde beroepstermijn moet worden genomen.

Interessant zijn de nuances die de Raad aanbrengt in haar overweging, waaruit blijkt dat de Raad het beroep ontvankelijk zou hebben verklaard indien er eenvoudigweg een nieuw document (weliswaar op datum van het oude document) zou worden voorgelegd waarin de vergissing niet is opgenomen:

"Overwegende dat blijkens de aan de Raad van State overgelegde statuten (...) tot statutaire zaakvoerders, die “bevoegd zijn om alleen en in naam van de vennootschap op te treden”, de voormelde vijf ondertekenaars worden aangesteld; dat na van het auditoraatsverslag te hebben kennis genomen, het aan de verzoekende partij was om op behoorlijke wijze het bewijs te leveren van een tijdige, door een of meer zaakvoerders ondertekende, beslissing om in rechte te treden; dat daarmee het gestelde ontvankelijkheidsprobleem zou zijn opgelost; dat immers het bij het verzoekschrift gevoegde stuk slechts een gewone kopie was van een beslissing van een zogenaamde raad van bestuur, waaraan nog eens op een apart blad een -gekopieerde- eensluidendverklaring was toegevoegd;"